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五用于控制的沟通网络的设计（第1页）

五、用于控制的沟通网络的设计

组织中具有大量的通过非正式的和面对面的沟通进行的信息流。因而，为了确保良好的控制我们需要一个定期的正式的报告制度。每一个管理人员都应注意他自己部门和公司的报告体系是否能将适宜的信息，在适宜的时候传递给适宜的人，以使其对工作的控制富有实效。

□反馈环公司内存在大量的控制因而产生了各种不同的信息反馈安排。作为一般的原则，人们总是希望反馈环愈短愈快愈好。这一原则部分是基于这样一种思想，即自我控制——或至少是在比较小的单位内的控制——将是最好的采取纠正行动的方式。要求又短又快的反馈的第二个理由在J。w。福莱斯特（J。w。Forrester）的下面这段话中得到了很好的说明：“对反馈系统的研究将涉及用于控制目的信息的方式，它将有助于我们了解纠正行动的数量，和具有内在联系的各系统之间的时间延迟将如何导致出不稳定的波动。驾驶汽车是一个很好的例子：信息和控制环将从方向盘开始传向汽车、车辆行驶的街道、我们的眼和手，然后再回到驾驶盘。如果驾驶员蒙起眼睛而由坐在前排的同伴来指挥其驾驶，这样产生出的信息延迟和变形将造成错误的驾驶。如果蒙着眼的驾驶员只能根据其同伴从后窗中看到的有关他刚才处于何处的指令来驾驶的话，他的驾驶将更加错误。

然而，这与企业所处的环境是很相似的。高层管理者并看不见推销员访问顾客，也看不见有希望的顾客在商业广告。他们不参加竞争对手的董事会。

他们并不能清楚地看到前方的道路。他们有把握的告诉你的唯一的事情（在这方面有时也还有疑问之处）是公司去年工资、销售、材料成本、利润率等方面情况。“

在可能的情况下，我们该使控制直接与一位管理者或作业人员相联系。

因而，控制数据通常应首先送给这个人或至少在送往别处的同时也传送给他。

换句话说，我们不应将控制数据反馈给上司或其他任何一位处于领导地位的人因而使他可能使被控制的入处于困境（除非我们也已将同样的资料送给了这个人）。

大多数控制数据资料可只传到被控制的人。

□定期评价报告流程不时地要对控制报告内容、收受情况和报告的时机等机行检查，原因有二：①为了保证使适宜的人都得到可用的信息。②努力发现在准备和散发报告方面的经济性如何。

报告制度的惰性并非全是坏事。人们熟悉某一给定报告的内容与形式是要花一定时间的，而能迅速地提供情报也是一大优点。另外，一位经理常常需要知道某一信息是否已（或倘未）传递至其下属和其他的经理，因为这将影响他须将主要的信息传递给别人的要求。因而，总沟通结构中具有某些稳定性是有益的。然而公司作业变化了，信息的需求也将变化，因而定期检查报告制度也就必要的。