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十二餐饮店不可忽视的采购管理（第4页）

餐饮采购的验收

验收工作是一项十分重要的业务，物料采购之后，必须经过验收才可入库。验收工作必须迅速、切实，但不可为争取时效或因某种原因而草草验收了事，必须注意所付出的代价与进货品质是否符合？物料规格是否合乎当时采购要求？

某餐饮店王先生对采购员的要求比较严格，他说道：“一位良好的验收员必须具备各项物料专业常识及良好职业道德，对所有购进的物料详加检验，检验其品质、数量是否合乎规定？不可仅以肉眼查验，务必保证采购品表里如一，验收工作完成后，须将验收结果填入事先印制好的报告表上，整个验收作业始告完成。”同时，他也对验收工作，做了整体的完善。

他制订一系列的验收方法和验收标准来来收到理想中的效果。

他所说的验收是要检查或试验后，认为合格而收受。检查之合格与否，必须以验收标准来确立，以验收方法的制定为依据，决定是否验收。验收标准，其一是以物料好坏为标准，其二是在验收检查时试验标准。前者常有限制，可能因人而异，所以并不具体，后者则就抽样方法的不同而言，有时或以供应商信用可靠，不经检验即可通过。

因此，他总结出，验收只是一种手段，而不是目的。无论如何，验收必须要考虑到时间与经济等原则，并经双方签订协议后，才能收到效果。

王先生在验收方面做得相当到位，也为餐饮店赢得了一定得效益。购进原材料时，为了防止品种规格不符、数量短缺或有害健康的腐烂变质食品进入仓库，必须严格实行验收制度。验收是保证原材料数量和质量的重要措施。

开店秘笈：

采购的最终目的在于确保交货的安全，所以从事采购者，应明了整个采购的任务及责任，方能保证检验工作的顺利进行。现就实务观点，列举在验收时所应注意的基本原则如下。

1。拟订标准化规格。规格的拟订涉及专门技术，通常由需用单位提出，要以经济适用以及能够普遍供应者为原则，切勿要求过严。所以在拟订规格时，要考虑到供应商的供应能力，又须顾及交货后是否可以检验，否则，一切文字上的条件只能流于形式。但亦勿过宽，致使劣货冒充，影响使用。总之，要拟订规格，审查应走向合理化、标准化，如此验收工作才能有合理的标准可循。

2。招标单及合约条款应确切订明。规格虽属技术范畴，但是招标时仍列作审查的要件，盖其涉及品质优劣与价格高低，自不得有丝毫含混，故在招标单上必须作详尽明确的拟订，必要时并应附详图说明，以免卖方发生误会。至于买卖完成后，于合约内亦应加以明白订明，使交货验收时，不致因内容含混而引起纠纷。

3。设置健全的验收组织。有专设单位方能设计出一套完善的采购验收制度，同时对专业验收人员要进行专业训练，使其具有良好素质以及丰富的知识与经验，然后严密监督考核，以发挥验收应有的功用。

4。采购与验收工作必须明白划分。采购工作讲究分工合作。直接采购人员不得主持验收的工作，以发挥内部牵制作用。再细分工，则验收与收料人员的职能，亦宜加以划分。一般用料品质与性能，由验收者负责，其形状、数量及可以目视或由简单度量衡仪具表示的规范，则由收料人员负责。各依职责行使，以达预期效用。

5。讲求效率。无论在国内或国外采购，验收工作应力求迅速准确，尽量减少买方不必要的麻烦，不可只求近利，忽略后患，厂商应了解一切费用与风险，全部估算在购价之内，此点必须掌握。

验收的准备工作

采购是厨房生产获取必需原料的前提，验收是提供厨房生产价格适宜又不超过规格各类原料的保证。餐饮店按质按量并以合理价格订购并不能保证供货单位也按质按量并以合理价格为餐饮店提供各类厨房原料。验收管理不仅关系到厨房生产成品的质量，而且还对生产成本的控制产生直接影响。因此，验收准备工作和要求，并使用有效的验收方法，对验收工作加以控制管理是必须的。

张先生是某餐饮店的采购主管，为了保证验收工作的顺利进行和提高验收工作效率，他不仅配备了合格的验收人员，同时还提供了一定的验收场地与设备设施条件。

张先生对验收人员要求是：验收人员必须以单位利益为重，秉公验收，不图私利，具有一定的原则性；验收人员一定要勤恳踏实，仔细认真，验收程序应全面彻底完成；应受过专业训练，掌握较全面的原料基础知识，清楚采购原料的规格和标准，对原料质量能做出较全面准确的判断；应该熟悉餐饮店的财务制度，懂得有关票据账单的处理方法和程序。

同时，张先生对验收场地和设备做了改善，他深知，验收场地合理与否直接影响到验收的效率和验收人员的工作量。理想的验收位置，应紧靠原料入口与货仓之间，并尽可能与厨房生产和服务同在一个区域。这样便于控制原料进出，同时可以减少搬运工作量。此外，验收需要处理许多票据账单，所以应配备相应的办公室及一定的办公用具，以方便操作。

验收原料重量的准确性有赖于称重设备——磅秤的配备，磅秤的称重范围要能满足验收需要，大小合适，重量、数字两面可读，摆放位置合理，最好摆放在验收工作间的门前，有玻璃窗在验收室内可视。除此之外，验收还应配备用于原料运输的小型推车，盛装原料用的各类筐、箱以及开启箱、罐用的开刀、剪刀、文具等用品。

每次验收，张先生都要完善一下准备工作，为此，也为餐饮店节省了一笔开支。

开店秘笈：

1。预定交货验收时间。采购合约应订明交货期限，包括制造过程所需预备操作时间、供应物资交货日期、特殊器材技术验收时所需时间，或采取分期交货来排定时间。同时，如果发生延长交货者，其延长交货时间亦应事先预计，以便于配合。

2。交货验收地点。交货验收的地点通常依合约的指定地点为准。若预定交货地点因故不能使用，而需移转他处办理验收工作时，也应事先通知检验部门。

3。交货验收数量。检验部门依合约所订数量加以点收。

4。交货时应办理手续。每次交货时由订约商列具清单一式若干份，在交货当天或交货前若干天送到主办验收单位，同时在清单上注明交付物品的名称、数量、商标编号、毛重量、净重量，以及运输工具的牌照号码、班次、日期及其他尚需注明点，以做准备验收工作之用，同时，采购合约的统一号码、分区号码、合约签订日期及通知交货日期等，亦应注明于该清单上，以供参考。

5。送货商的责任。送货商对交货有两项责任，即：交货前的责任：应负责所交物品全部履行完毕为止。在收货人仓库储藏期间发生缺少或损害，而属于不可预防偶然发生事项或属于采购人员的过失，送货商可不负赔偿之责；交货后的责任：一般处理方法视其实际情形及协议而定。

6。验收职责。一般而言，国内供应物资的验收工作，都由买卖双方会同办理，以昭示公允。如有争执，则提出仲裁。国外采购因涉及国际贸易，通常皆委托机构，凭其检验报告书作为判定的依据。如果买卖双方或一方具有化验能力者，则经双方同意后，亦可由双方共同或一方化验。

其中包括：实际验收工作时间，验收的时间视实际需要而定，一般以尽速尽善为准，不可拖延太久，妨碍使用时效，故应明确规定验收工作时间；拒绝送货的货品处理，凡不合规定的货品，应一律拒绝接受。合约规定准许换货重交者，待交妥合格品后再予发还，经济责任应该依合约规定办理。

7。验收证明书。买方在到货验收之后，应给卖方验收证明书。如因交货不符而拒收，须详细载明原因，以便办其他手续。上项验收结果，并应在约定期间内通知卖方。